Ngành y tế Việt Nam đang chứng kiến giai đoạn chuyển đổi mạnh mẽ, đặc biệt trong số hóa quy trình quản lý và đấu thầu thiết bị y tế. Tuy nhiên, theo báo cáo của PATH phối hợp với Bộ y tế Việt Nam vào năm 2022 cho thấy hầu hết các đơn vị cung ứng thiết bị y tế vẫn phụ thuộc vào quy trình thủ công phức tạp khi tham gia đấu thầu, đối mặt với nhiều thách thức và yêu cầu trong vận hành và kiểm soát chất lượng hồ sơ.

Từ thực tế trên, LIFESUP AI đã hợp tác với đơn vị cung ứng thiết bị y tế để triển khai phần mềm xử lý hồ sơ thầu ứng dụng AI, giúp rút ngắn 80% thời gian xử lý và tăng 95% độ chính xác kỹ thuật.

Đọc thêm: TOP 05 ỨNG DỤNG TIÊU BIỂU CỦA AI TRONG LĨNH VỰC Y TẾ

Thách thức của quy trình xử lý hồ sơ thầu truyền thống

Xử lý hồ sơ mời thầu thiết bị y tế theo quy trình thủ công luôn là bài toán gây áp lực lớn cho doanh nghiệp cả về tiến độ và chất lượng hồ sơ

Khó khăn trong việc đáp ứng cấu trúc hồ sơ thầu phức tạp

Mỗi gói thầu thiết bị y tế bao gồm hàng trăm đến hàng nghìn hạng mục và biểu mẫu. Khi xử lý thủ công dẫn đến nguy cơ thiếu sót, sai lệch hoặc không thống nhất thông tin. Doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro hồ sơ bị đánh giá không đạt yêu cầu, ảnh hưởng trực tiếp kết quả dự thầu.

Rủi ro sai lệch thông tin với dữ liệu không đồng nhất

Tài liệu đa định dạng, thông số kỹ thuật khác nhau và nguồn dữ liệu phân tán làm tăng gánh nặng cho đội ngũ. Việc tìm kiếm và đối chiếu thủ công tốn nhiều giờ, thậm chí nhiều ngày. Đây là điểm yếu lớn khi doanh nghiệp tham gia đấu thầu quy mô lớn.

Thời gian xử lý dữ liệu tăng cao khi đối mặt với các gói thầu lớn

Quy định đấu thầu luôn đi kèm thời hạn nghiêm ngặt. Với lượng dữ liệu khổng lồ, doanh nghiệp phải huy động nhiều nhân sự nhưng vẫn khó đảm bảo tiến độ và chất lượng. 

Rủi ro rò rỉ, thất thoát dữ liệu quan trọng

Hồ sơ thầu chứa nhiều dữ liệu nhạy cảm. Việc lưu trữ tạm, chia sẻ qua email hoặc USB khiến doanh nghiệp đối mặt nguy cơ mất an toàn thông tin. Một hệ thống có mã hóa, phân quyền và giám sát truy cập là lựa chọn tối ưu khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Quy trình xử lý hồ sơ thầu tự động với AI

LIFESUP AI mang đến giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình, từ trích xuất thông tin, đối chiếu kỹ thuật đến tạo báo giá và xuất hồ sơ chuẩn mẫu.

AI phân tích chính xác cấu trúc hồ sơ thầu

Hệ thống AI đọc hiểu hồ sơ mời thầu, nhận diện danh mục thiết bị, tiêu chí kỹ thuật và biểu mẫu yêu cầu. AI tự động chuẩn hóa dữ liệu và cấu trúc hồ sơ theo đúng quy định của từng bệnh viện, trung tâm y tế.

Đồng bộ dữ liệu và đối chiếu kỹ thuật 

AI so sánh yêu cầu từ hồ sơ thầu với dữ liệu thiết bị nội bộ, phát hiện các điểm sai lệch và đề xuất thiết bị tương thích. Đây là bước giúp doanh nghiệp giảm gần như toàn bộ rủi ro sai sót trong đối chiếu kỹ thuật, vốn là một trong những nhiệm vụ phức tạp nhất của quy trình đấu thầu thiết bị y tế.

Rút ngắn 80% thời gian xử lý hồ sơ thầu

AI tự động hóa hàng loạt tác vụ thủ công như tìm kiếm, nhập liệu, đối chiếu và ghép nội dung. Doanh nghiệp chỉ cần kiểm tra và phê duyệt. Tốc độ xử lý nhanh gấp nhiều lần so với phương pháp truyền thống.

Tăng cường bảo mật với cơ chế phân quyền và mã hóa

Toàn bộ dữ liệu được mã hóa, phân quyền theo vai trò. Mọi thao tác truy cập đều được ghi nhận để đảm bảo an toàn tuyệt đối. Điều này đặc biệt quan trọng khi xử lý hồ sơ thầu thiết bị y tế có giá trị lớn.

Các tính năng nổi bật của phần mềm xử lý hồ sơ thầu AI

Công nghệ của LIFESUP AI được xây dựng chuyên biệt cho lĩnh vực thiết bị y tế, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và khả năng mở rộng lâu dài.

Trích xuất thông tin kỹ thuật tự động bằng AI

Sau khi người dùng tải tài liệu mời thầu lên hệ thống, AI tự động quét và trích xuất toàn bộ yêu cầu kỹ thuật, chuẩn hóa dữ liệu ngay từ bước đầu. Kết quả được hiển thị trực quan, cho phép chỉnh sửa và gán nhãn trực tiếp. Hệ thống đồng thời xây dựng danh mục thiết bị, model và thông số theo chuẩn, hỗ trợ ghép nội dung đáp ứng kỹ thuật và xuất hồ sơ đúng mẫu quy định.

Đối chiếu thông minh với kho dữ liệu doanh nghiệp

Sau khi trích xuất yêu cầu kỹ thuật, hệ thống AI thực hiện bước đối chiếu thông minh với kho dữ liệu thiết bị nội bộ của doanh nghiệp. AI tự động so sánh yêu cầu mời thầu với kho dữ liệu thiết bị nội bộ, xác định mức độ phù hợp và cảnh báo sai lệch kỹ thuật. Hệ thống gợi ý thiết bị tương thích và rút ngắn thời gian đối chiếu từ hàng giờ xuống vài phút, tăng độ chính xác và hạn chế tối đa nhầm lẫn trong kiểm định.

Tự động ghép nối và tạo báo giá

Sau khi hoàn tất đối chiếu yêu cầu kỹ thuật, hệ thống AI chuyển sang giai đoạn tự động ghép nối thông tin và tạo báo giá hoàn chỉnh, giúp doanh nghiệp rút ngắn 80% thời gian xử lý hồ sơ thầu. Hệ thống tự động xuất file đáp ứng kỹ thuật và báo giá theo chuẩn từng bệnh viện, hỗ trợ định dạng Word/PDF và rút ngắn 80% thời gian xử lý.

Quản lý dữ liệu tập trung và bảo mật cao

Trong quá trình xử lý hồ sơ, toàn bộ dữ liệu được bảo mật chặt chẽ và kiểm soát truy cập theo từng vai trò người dùng. Mọi dữ liệu được lưu trữ tập trung, mã hóa và phân quyền theo vai trò người dùng. Hồ sơ, báo giá và danh mục thiết bị được truy cập an toàn, đồng bộ và dễ tra cứu. Hệ thống gắn mã định danh cho từng tài liệu và ghi nhận toàn bộ hoạt động để đảm bảo kiểm soát toàn diện, đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật ngành y tế.

Hiệu quả sau triển khai thực tế

Sau triển khai phần mềm tự động xử lý hồ sơ thầu thiết bị y tế, doanh nghiệp ghi nhận thời gian xử lý hồ sơ được rút ngắn đến 80%, tăng 95% độ chính xác kỹ thuật, giảm thiểu tối đa sai sót trong đối chiếu thông tin, hiệu suất làm việc của đội ngũ tăng 60%, đồng thời chuẩn hóa 98% hồ sơ dự thầu và báo giá, giúp doanh nghiệp xây dựng kho dữ liệu thống nhất, minh bạch và dễ mở rộng.

Giải pháp AI của LIFESUP AI không chỉ giải quyết các điểm nghẽn cố hữu trong vận hành mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng dữ liệu chuẩn hóa, minh bạch, sẵn sàng cho mở rộng trong tương lai.

Liên hệ với Lifesup AI để được tư vấn và demo giải pháp AI!